Számlázó program

  Egyre jobban rámennek adóellenőrzéskor a számlázó programok jogos birtoklására (vásárlási számla, adott esetben eszköz aktiválás) valamint annak formai kellékeire (nyomtatott leírás és a gyártó által kiállított  - nyilvántartott - névre szóló törvényi megfelelősségi igazolásra)
  Mint szoftver fejlesztőnek, egyik kedvenc tevékenységünk az adóhatóság, a VPOP vagy az NNYI hivatalos megkeresésére igazolást írni. Elvben a válasz egy formaszöveg, de persze ahány adóosztály, annyi féle képpen variálják a megkeresést. Ez nálunk azért is kifejezetten jelentkezik, hiszen a jelenleg több mint 3500 cég (közel 10000 szoftver modul licensz) és a számlázó programunkkal kiállított évi sacra 1millió darab számla azt jelenti, nincs olyan hét, hogy ne lenne folyamatban lévő adóellenőrzésben érintett számlánk. Ez alapján nem irigylem az ingyenesen átengedett számlázó programot gyártókat - nagy mennyiség, nulla közvetlen költségfedezet. Vagy ők egy-két év után eltűnnek, mint gyártó? Akkor a felhasználóikat és az azzal a programmal kiállított számlát befogadókat nem irigylem. Mi már megérezzük és mi még csak az első öt cégben vagyunk (kisvállalkozásoknak fejlesztett "dobozos" szoftvert gyártók között). A nálunk is nagyobb ügyfélkörrel rendelkező egy-két szoftveres céget sem irigylem.

  Itt hívom fel a figyelmet tehát, hogy bár nálunk is mód van a korábbi vásárlások nyilvántartása alapján az akkori állapotnak megfelelő igazolás pótlására, de ha ezt a hiányosságot az ellenőr veszi észre, a rugalmasságán/helyzeten múlik, hogy van-e mód bírság megállapítása nélkül pótolni a hiányosságot.
  Követeljék meg vásárláskor (vagy a program gyártói regisztrációját követően) a gyártó által aláírt, névre szoló, a számlázó programokra vonatkozó "törvényi előírásoknak megfelelősségről" szoló igazolást.

  Sokan úgy gondolják, vesznek egy számlázó programot és a hozzá kapott igazolás birtokában már semmi gond nem lehet.

  Nos nem árt odafigyelni, hogy a számítógép, vagy az azon futó szoftver csak egy munkaeszköz és a legtöbb program csak felkínál általa logikusnak vélt és helyes adatokat a kiállítás során, de a számla tartalmáért a számlát kibocsájtó felel (bármely okból lehet hibás a számla, például a számítógép meghibásodása vagy más okból), tehát soha ne bizzunk vakon a számítógépünkben. Igaz, hogy a hibás számlát a saját könyvelőnk, az azt befogadó cég ügyitézője és könyvelője is kiszúrhatja, a tapasztalat az hogy azt hiszik a "számítógép állította ki, biztos jó". Ez nem igaz, bár a programozók mindent megtesznek, hogy a vélelmezhető gépelési, beállítási hibákat észleljék, figyelmeztessenek, de sokszor egy adott helyzetben a kezelőnek kell eldöntenie például, hogy adhatja-e áfa mentesen az egyébként meglévő uniós adószám mellett a terméket vagy sem. Ilyen döntés valójában nap mint nap meg kell hozni más-más vonatkozásban.
  A legfontosabb, hogy a számítógéptől a nyomtatóig sok helyen léphet fel hiba, tehát a kiállított számlát ellenőrzés nélkül soha ne írjuk alá rutinszerűen.

Kell-e megfelelősségi nyilatkozat más jellegű (nem számlázó) programhoz?

 A számlázás vonatkozásában nem, de vannak olyan speciális szakmai ágak, ahol az adott tevékenységhez speciális szoftvert, vagy más hatóság esetlegesen előzetes engedélyét kell birtokolni. Ezek általában önmagukban is valamilyen engedélyköteles tevékenységek.
Ha van egy sima Előlegbekérő levél (bizonylat) létrehozó és nyilvántartó program, vagy készletvezető, stb programunk, akkor ehhez önmagában nem kell semmilyen megfelelősségi igazolás.

Meddig kell megőrizni a programot, a nyomtatott leírást és a megfelelősségi nyilatkozatot?

  A legegyszerűbb válasz, hogy a mindenkori irattári törvény és az adóalanyiság ellenőrizhetőségi ideje szerint a távolabbi időpontig. Tehát minimum jelenleg 5 évig (mérleget követően), de irattári időszak ennél hosszabb idejű egyelőre. A kérdésben a program is szerepelt. Mivel az adóhatóságnak elvileg jogában áll a program utólagos ellenőrzésére a felhasználó telephelyén és számítógépen (például minta számla kiállításával meggyőződni annak megfelelősségéről), így azt is meg kell őrizni. Azaz hiába állok át mondjuk számlatömbre (nyomtatványra) a  programmal amennyiben avval csak egy éles számlát is kiállítottam (cége válogatja de általában a regisztráció is lehet a választó határ), már nem lehet tovább értékesíteni, eladni.

  Sokan kérdezik, kell-e új programot venni, ha a cég átalakul?

 Jogi értelemben alapesetben (mi tartjuk ehhez magunkat) mint jogutód minden eszközt, így a programot is tovább használhatja az új cég. A lényeg a jogutódon és az előző bekezdésen van. Lehetnek azonban cégek, ahol másik adószámmal rendelkező adóalanyra az átregisztrálást nem engedik meg, vagy gyakorlatilag egy új program áráért végzik el. Nem árt erre is odafigyelni.