Számlázó program

  Egyik ügyfelünk érdeklődött (négyezer ügyfélből minden hónapra jut ma már egy akit megkárósítottak)

"Mi a teendő ha ellopták a számlázó programot tartalmazó számítógépet?"

  Mint azt lassan egy éve már írtam egy mentés nem mentés, főleg ha az csak a számítógéppel egy helyen található.

  Tehát ha volt előző napi mentésem akkor szinte semmi "extra" teendőm nincs mint egy másik számítógépen a mentést helyreállítani és már dolgozhatok is tovább.
Éppen elég a rendőrségi eljárás okozta idő kiesés. 
 A program újra használata szoftver fejlesztőtől függ, ez a mi esetünkben nagyon egyszerű, mert a számlázó programjainknak nincs eszközfüggősége, másik gépen a mentésből (teljes mentés) azonnal visszaállítható az egész rendszer (nem ír a registrybe vagy más Windows rendszer részbe, így még csak újra sem kell telepíteni (!). Tehát akár hétvégén munkaidőn kívül is azonnal folytatható a munka ebből a szempontból külső szakember igénybevétele nélkül.

Az ellopott géppel számlát bocsáthat ki. Jelentsem az APEH-nak?

Nos nem jogi szempontból én azt mondom hogy felesleges, sőt magammal szúrok ki, ha ilyent teszek. Közvetlen törvényi előírás erre nincs. Ha önvédelmi okokból tenném, akkor csak azt érem el, hogy minden legálisan kibocsátott számlámat is firtatni lehet. Néhány speciális esetben (eszköz függő egyedi engedélyes szoftver - ilyenek főleg jövedéki részen egyedi szigorított VPOP-s nyilvántartás alá eső rendszerekben van) azonban ez elkerülhetetlen, sajnos itt a rendszer újbóli elindítása az újabb eljárást vonhat maga után.

A megoldás a korábban használt "számla tömb" lezárása (jegyzőkönyvvel is), azaz más sorszám tartomány vagy tömb azonosító használata ez után. Ez egyben önvédelmi reakció is egy esetlegesen a nevünkben később kiállított számlával szemben.

Végül röviden
mire figyeljünk mielőtt még ilyesmi bekövetkezne:

- legyen napi mentés - amit haza viszünk (újra írható CD/DVD)
- jelszavas beléptetés a programba és a Windowsba is

mire figyeljünk ha már ilyesmi bekövetkezett:
- jegyzőkönyv
- sorszám ellenőrzés, beállítás, vagy csere
- mentés visszatöltés
A sorszám beállítás ha volt mentés, ha jelszavazott volt a gép és ha nem akarok később az APEH revizornak a sorszám csere kapcsán magyarázkodni, akkor természetesen az utolsó kinyomtatott másolat alapján ellenőrzöm a mentés visszatöltés egyezőségét - tényleg az utolsó állapot van-e a mentésben és folytatható a sorszám a törvényi előírások szerint.

 Itt most nem foglalkoztam az archiválási kötelezettséggel (mentés hiánya ilyenkor súlyosabb következményekkel is járhat!), vagy az egyéb ügyviteli progrmokkal, így a készletvezetés (ilyenkor elengedhetetlen a leltár), az útnyilvántartás, vagy kiküldetési rendelvény vezetéséről, de az eljárás gyakorlatilag hasonló a számlázáshoz. Hasonlóan fontos a mentés, ha egyéb nyilvántartási kötelezettségünk is volt pld állatorvosi nyilvántartások (kezelt állatok, gyógyszer nyilvántartás stb)