Számlázó program

  Programja válogatja, hogy egy rendszeren belül kezel-e több tömböt vagy egy tömb, egy könyvtár elvet követik. Az utóbbi azért előny mert a vizsgálható időszak lejártával könnyen eltávolítható a gépről az adott év, könnyen áthelyezhető másik gépre (ha nincs hw függőség), könnyen menthető önállóan stb.

  A könnyebb mentés, az adóhatóság által nem vizsgálható időszakok eltávolíthatósága (hely stb.) miatt is én az utóbbinak vagyok a híve, így az itt leírtak is ennek megfelelően vannak megfogalmazva.

Kell-e évet váltani ?

  Ha a fentiek önnek nem szempontok (például mert kevés számlát állít ki) akkor elvben nem kell. A törvény mindössze a folyó sorszámozást írja elő (azaz a bolti számlatömbökkel ellentétben itt nincs előírva hogy mondjuk 1-ről kell kezdeni minden számlatömböt év elején). Akár 1000-ről is indulhatok kevés számlát kibocsátó cég esetében, vagy egyéb esztétikai szempontok alapján. Bár nem kötelező én ekkor is átvezetném a szigorú számadású bizonylat nyilvántartásba az évi első és utolsó számla sorszámát. Azt azért vegyük figyelembe, hogy kevésbé kell magyarázkodni, ha 1-ről indulok év elején,mert a revizorok ehhez vannak inkább szokva. Az újra kezdés ott is sokat segít ahol az előző évvel még el vannak maradva, mert ebben az esetben a korábbi év egy önálló számlatömbként kezelhető a hagyományos kézzel írtaknak megfelelően (azaz még van ideje az évet is befejezni mindamellett hogy már dolgozik az új évben)

Kell-e programot frissítenem 2010-re ?

  Ha szigorúan veszem a számlázó programokra közvetlenül előírt törvények nem változtak 2010-től. A megváltozott áfa törvény elsősorban a számlát kitöltőt érinti és főleg annak eldöntését mikor milyen áfával lehet például külföldi ügyfél felé számlázni, azaz az áfa (adó) elszámolás helyét kell eldönteni.
  A mi számlázó programjaink "nem járnak" le azaz nem éves díjfizetés ellenében működnek, így ez okból sem kell frissíteni.
  Természetesen azon cégek programjai esetében ahol önök időszaki bérleti díj fejében használhatják a programot ott automatikusan a szerződésben vállalt szolgáltatásokkal (például az évváltás segítése ingyenesen vagy éppen díj fejében) együtt a díjat meg kell fizetni és a szerződés szerint az évet megnyitni.
  Miért frissítsek akkor még is? Mert minden szoftver cég, így mi is folyamatosan fejleszt és a vevői visszajelzések alapján is számos kezelést befolyásoló változás kerül a programba az új szolgáltatások mellett. Ráadásul a mi esetünkben ha egy éven belül vásárolta valaki a programot a frissítés ingyenes (internetről letölthetően).

Válthatok-e évet előbb mint december 31 ?

  Technikailag igen. Tehát ha valaki folyamatos teljesítésű szolgáltatásokat nyújt és szeretné egy számla tömbben tudni az az évi vevői adatokat, annak ez megoldható. Jogi értelemben persze a kiállítás napjának a naptári nappal egyeznie kellene.
A mi programjaink "nem zárják le" a korábbi évet, mert ezt törvény a számlázó programokra nem írja elő. Ennek vannak előnyei, hátrányai, de éppen ezért decemberben még számlázhatok, miközben már nyitottam egy új (2010-es) számla tömböt.

Program csere más gyártóéra?

Hogy egy szoftver szállítót lecseréljünk annak számos oka és következménye lehet.
- Az első, a program nem működik együtt az új Windows verziókkal és a gyártó nem vagy csak irreális áron biztosít új változatot (a mi esetünkben minden programunknak az aktuális verziója az aktuális, jelenleg Windowsos környezetben működik immár 20 éve).
- Elégedetlenek vagyunk a program vagy a szoftvert üzemeltető cég szolgáltatásaival (megbízhatóság, elérhető funkciók, internetes segítség gond esetén stb.)
- Nincs a régi programhoz már támogatás (például igazolás a program vásárlás/frissítéskori jogszabályoknak megfelelősségről az adóhatóság felé)
- Hátránya a régi adataink nem biztos, hogy tovább használhatóak. Mivel az ügyviteli szoftverek között az adat átadás nem szabványos, jó eséllyel a régi program adatai nem átrakhatóak az új programba, ha csak nincs valamilyen szabványos adatkimenete (például CSV fájl, táblázat kezelők) de ekkor is gond lehet az adatok beolvasása az új rendszerbe attól függően hogy az milyen részletességgel dolgozik. Ennek vannak előnyei, például évtizedes "szeméttel" teli partner és termék lista főleg az utóbbi évek tömeges cég megszűnése miatt tisztalappal kezdhető az év. Persze előfizetéses rendszerekben (fix vevőkör) ez hátrány is lehet. A mi programjainkról átálláshoz létezik egy export funkciókat (CSV fájl táblázatkezelők felé) is tartalmazó bővítő modul, így a mienkről az átállás nagyobb integráltabb rendszer felé támogatható, azonban a mienkre átálláskor is segítünk a régi adatok bekonvertálásában ingyenesen (ha az reálisan megoldható és a régi rendszer adatai nyilvános formátumúak - egyéb esetben az adatok kivétele a program visszafejtésével egyenértékű, azaz törvénytelen, még akkor is ha azzal nyilvánvalóan a cég rendelkezik is)
  Azt is vegyük figyelembe, hogy az átállásra idő kell, bár a mi programjainkkal akár 5 perccel a telepítés után az első számla kiadható, ez függ attól is, hogy a kezelő korábban milyen jellegű programokkal dolgozott.
 Mindig körültekintően váltsunk, nem csak a program vételárából állnak a költségek, hanem a betanulás, frissítések és a vevőszolgálati költségekből is állhat (ez utóbbi a mi esetünkben 20 éve ingyenes az interneten, vagy szükség szerint telefonon, függetlenül attól hogy fizetett-e frissítésért közben vagy sem)
 Egy biztos ha a csere mellett döntünk arra a legjobb alkalom az év eleje ("bár számla tömböt" bármikor nyithatunk akár évközben is), így az éves analitikák egy rendszerben kezelhetők stb. Érdemes kihasználni a szoftver cégek éveleji akcióit is.

Ezúton kívánok minden kedves olvasómnak nagyon boldog, családias nyugodt karácsonyt és sikerekben gazdag, nyugodt új évet.

Boncz Tibor
2009.12.23

Ha kérdéseik vannak továbbra is, jövőre is szívesen segítek a
szamlazoprogram az 1ams . hu - nál email címen.