Számlázó program

  A mi programjainkat használók és a legtöbb mai számlázó programban is az áfa kategória egy szabadon felvihető paraméter. Tehát új program vásárlása nélkül is folyamatosan lehet dolgozni. Persze minden szoftveres cég kijön ilyenkor egy új változattal, részben az új vevők miatt (nekik már  eleve az új kategóriákkal települ fel a program), részben aki kéri annak frissíteni lehessen a programját.

Áfa változás? Nem a régi kategória módosul, hanem újat kell felvenni.
  A szokásos sajtó megfogalmazás ne tévesszen meg senkit, nem a 20%-os helyett van a 25% hanem ez egy új kategória. Mivel a régi és az új áfa kategóriák egy időben léteznek (a számla befogadás 2009 július 1 után is van) soha nem a régi (jelen esetben 20%-os) áfakategória átírásával, hanem egy új 2009 július 1-től érvényes kategória létrehozásával (hozzáadásával) kell  bevinni, már csak azért is hiszen jelen esetben az eddig 20% helyett két új keletkezik (25 %-os és 18%-os áfa kategória) Az eddigi 20%-ost pedig a megszűnt (2009 július 1-gyel lejárt) listába kell átrakni, így ha kell természetesen az első féléves iktatások analitikák stb. céljából ugyan úgy elő vehető amikor kell.

Korábban volt 25%-os, azt használhatom?
  Ahol könyvelnek és elhatárolás, bruttó módú készletvezetés vagy egyéb nyilvántartási okból külön kell még nyilvántartani a régi 25%-os áfa idején keletkezett elszámolásokat ott új kategóriaként kell felvinni, de akik csak naprakész számlázással foglalkoznak ők a nyilvántartásban még megtalálható (megszűntre állított) kategóriát is felhasználhatják aktuálisra állítással.

Termékek és szolgáltatások átállítása.
  Természetesen a termékek és szolgáltatások adatlapján át kell állítani a megfelelő áfa kategóriára. Ez nálunk több ezer termék esetében is "egy gombnyomásra" elintézhető és ez a legtöbb számlázó programban is így van lévén hogy az elmúlt évtizedben többször volt áfa változás ami évközi átállást is igényelt.

  Jelenleg ezt úgy érdemes elvégezni, hogy a termék és szolgáltatás listát leszűrjük a 20%-os áfakategóriára, a nálunk ÁTÁFÁZ nevű gombbal pedig mindet egyszerre az új kategóriába átállítjuk. Ezek után kézzel kell (ahol megfelelő és egyező termék csoport képzés van ott természetesen leszűrhető a szerint is - de lévén elég speciális megfogalmazás ez nem jellemző) a kedvezményesnek nevezett áfára kell átállítani azt a néhány terméket amire vonatkozik.

 Ezek után a számlázás során már az új áfakategóriával jönnek fel a számla tételei. Éppen ezért ezt - lévén gyorsan és egyszerűen elvégezhető - elég július 1-ét követően az első számla kiállítását megelőzően elvégezni. (lásd még lejjebb teljesítés dátuma)

  Arra azért figyeljünk oda, hogy ha korábbról félbehagyott, megkezdett számla van, azokat praktikusan előbb zárjuk le, vagy csak körültekintően módosítsuk.

Első féléves bejövő számlák tételes iktatása - később.
  Ugyan így figyeljünk oda az integrált rendszerekben, hogy a gyorsabb adatrögzítés miatt praktikusan vigyük fel az összes előző havi számlát ami még nem lett rögzítve, mert bár a mi programunkban is lehet utólag régi áfával is iktatni (tételen egyedileg is a felkínált új ellenére a régi is beállítható), de egyszerűbb gyorsabb és kevesebb a hiba lehetőség, ha időben elhatárolva kezeljük a régi áfát.

Alapbeállítás az új termék és szolgáltatás felviteléhez.
  Még egy praktikus jó tanács, a mi programjainknál mód van az új termék és szolgáltatás felvitelt gyorsítandó alapbeállításokat bevinni, köztük az új termék áfa kategóriáját is fel tudja kínálni magától a program, tehát ezt is érdemes átállítani az új 25%-os kategóriára (de persze a pékségekben üzemelő programok esetében ez 18%-os is lehet).

A számla teljesítési ideje (már júniusban előre kiállított számla)
Figyeljünk oda hogy a határidőt lépő számlák esetében már előbb is szükség lehet az új áfa kategóriák használatára (ezt praktikusan ekkor még csak ezeken a termékeken érdemes átállítani)

Kapcsolódó bejegyzések:
Áfa változás és a 2009 júliusában iktatott korábbi bejővő számlák.
Előlegbekérők esetén a teendők
Áfa változás és a bizományos illetve a szállítóra átadott készlet.
Áfa változás - termék árazás 2009.július 1.-én.

 Ez is mint minden bejegyzésem kizárólag lehetséges problémákra való felhívást szolgálja, hogy figyeljünk oda a részletekre (az ördög biztos oda figyel). A pontos tennivalókat minden esetben a cég egyedi paramétereit ismerő könyvelőjükkel beszéljék meg.

Korábban megjelent APEH állás foglalás is segít, de röviden itt is emlékeztetünk, hogy a cég tulajdonában lévő SZJA Tv. szerinti személygépkocsi (kivéve elektromos hajtású) után gépjármű adót kell fizetni a köbcenti alapján 7 000,- Ft vagy 15 000,- Ft-ot / havonta, de csak február 1-től és ezt negyedévente kell bevallani, így a mai határidőig kell az első negyedév két hónapjáról bevallást adni. Az önkormányzatnak fizetendő adó azonban amennyiben az határidőre be lett fizetve figyelembe vehető a bevallásnál (időarányos része).

A számításmódjáról az APEH weblapján is tájékozódhatunk.

A magán tulajdonban lévő személygépkocsi után ha bármilyen (a kiküldetési rendelvényen és csak az APEH által megengedett átalányban elszámolton kivüli) költséget számolt el a cég akkor ott is adófizetési kötelezettség keletkezik.

A bevallást a 0901-es számú bevallásban kell magánszemélynek is teljesítenie.

Az aktuális üzemanyag árak amik az Útnyilvántartás és a Kiküldetési rendelvény kiállításához kellhet.

2009. május 1-je és május 31-e között alkalmazható üzemanyagárak:

Ólmozatlan motorbenzin ESZ-95 ólmozatlan motorbenzin 267 Ft/l
Gázolaj 262 Ft/l
Keverék291 Ft/l
LPG autógáz 157 Ft/l

emlékeztetőül az ehaviak:

2009. április 1-je és április 30-a között alkalmazható üzemanyagárak:
Ólmozatlanmotorbenzin ESZ-95 ólmozatlan motorbenzin 253 Ft/l
Gázolaj 254 Ft/l
Keverék277 Ft/l
LPG autógáz 157 Ft/l

  A minap a Díjbeszedő vállalat képviselőjével készült riportot hallgattam a rádióban, aki arról nyilatkozott, hogy szeretnének az ügyfeleik részére színes számlákat készíteni, azzal a céllal hogy kutatások alapján a színessel kiemelt fizetési kötelezettség, határidő vagy összeg nagyobb fizetési hajlandóságra ösztönzi az ügyfeleket.

 Nos megcáfolni nem tudom és nem is akarom, de természetesen azokban az esetekben, ahol a felhalmozódott számlák sorban állnak ott elsőnek azokat a számlákat fizetik ki ahol "zsarolják" őket a szolgáltatások leállításával, tehát ha valamit színessel kell írni az ezen figyelmeztető sorok pirossal.

 Én mint rendszerszervező, nyomtatvány tervező sokkal fontosabbnak tartom és mi ezért kísérletezünk a számlázó programjainkban a színes számlákkal, hogy a bizonylatot kézbe vevő, azt feldolgozó személy munkáját megkönnyítsük, így azokat az információkat emeljük ki (már a sima egyszínű fekete nyomtatáskor is) amik a bizonylatok iktatásakor fontosak, értelmezésükkor és természetesen azok kiegyenlítésekor is, bár a gyakorlatban ez ekkor már nem a bizonylat kézbevétele alapján történik, így a színes (vagy később talán akár illatos?) számláknak a kifizetési hajlandóságra, ha az nem azonnali nem lesz igazán hatása. Persze nem kizárt hogy ezért (bár szerintem inkább a szép összkép, egy érdekes reklám kép vagy más okból inkább) jobban emlékeznek rá akkor talán igen.
Magyarán mi a könyvelendő számla sorszámot, fizetendő összeget, a teljesítés és kiállítási időpontot és persze a fizetési határidőt emeljük ki, de ugyan ilyen fontos a cég neve és a bankszámla számának egyértelmű, jól olvasható, akár tagolt kiírása. Ha ezek könnyen és jól, de főleg pontosan könyvelhetőek már kizárjuk az esélyét hogy félre tegyék, hogy helytelenül könyveljék és ha netán ezért az ügyintézők szeretik is a kiállító céget (ha nem is ilyen direkt módon de értékelik az érdekükben kifejtett tevékenységet) akkor egy későbbi, "na kit fizessünk ki" döntésnél, ha az nem egy harmadik személy kompetenciája (de nem szeretem ezt a kifejezést, ma mindenre ezt használják a "történet" kifejezéssel együtt, szörnyű), tehát ha az nem egy kívülálló döntési jogköre akkor talán a színes, szép, egyértelmű és emlékezetes számla is hatással lehet a kisagy valamely rejtett sejtcsoportjára.

2009 Február 12.-e a legtöbb cégnek bevallási időpont és a törvény szerint, ekkor kell az APEH-nál vezetett TEÁOR jegyzék számokat korrigálni (nem mindenkinek, csak akinek bevallási határidő).

Ehhez van segítség az APEH weblapján (február 1 óta elérhető).
A saját cégünk jelenleg ott nyilvántartott (pld automatikusan átkonvertált) kódjai adószám alapján lekérhetőek:
http://www.apeh.hu/adatbleker/tevekenysegek/tevekenysegeklekerdezes
Itt a weboldalon az automatikusan át nem fordított kodokra lekérhető a lehetséges választék. Javaslom kinyomtatni a jelenlegi állapotot és mellé írni az új kódokat és így oda adni a cég könyvelőjének vagy aki a bevallást elektronikus úton elkészíti.

(ne feledkezzünk meg arról hogy korábban ezek a kódok a cégnyilvántartásban is szerepeltek így a legközelebbi cégadat módosításkor ellenőrizni kell hogy automatikusan eltávolították-e vagy módosították e a cégnyilvántartásban a korábban oda bejegyzett adatokat.)

http://www.apeh.hu/adokulcsok_jarulekmertekek/szakmakodok/teaor08.html?query=te%C3%A1or

címen elérhetőek a KSH weblinkje is (teljes jegyzék) valamint ezen az oldalon alul PDF formátumban számos segédlet.

Figyelem ! Ez most már mulasztási bírsággal sújtható határidő ! Aki az elmúlt egy éves huzavona alatt nem tette meg most már ne halassza. Az eljárás térítés mentes.

Ha már hozzá nyulunk, akkor érdemes kiegészíteni minden olyan tevékenységgel amit esetenként számlázunk. Bár magában a számlázó programokban nem kell feltüntetni a TEÁOR kódokat, de elvben nem számlázhatunk olyasmit, ami nincs lejelentve az APEH-nál.

E cikk írásakor még nem ismert hogy az áfához nyúlnak-e vagy tovább bonyolódik az adózási rendszer, csak hogy a kormányzat még több bevételhez jusson. Ebben a blogban azonban nem politizálunk, ezért lássuk röviden mi várható február 1-től:

Készpénzes számlázás korlátozása:
változatlanok maradtak a tavaly elfogadott számlázási törvények, csak kiegészültek a szigorúbb készpénz kezeléssel (hogy a boltosok hogyan tudnak majd megfelelni mondjuk egy 300e Ft hűtőszekrény, számítógép, vagy bútor vásárlásakor ?*)
Így a legtöbb szoftverbe beépül a készpénzes számla limit figyelés. Így a Precíz számlázó programokba is megtalálható ez beállítható paraméterként ( várható változásokat megelőlegezve).

Házipénztár készpénz limit.
Ugyan így a házipénztár kezelés is kapott egy nehezen értelmezhető limit határt (évi összes bevétel, csak mi számít bele - kamat, árfolyam nyereség, részvény ...?**) Mindenesetre a kisvállalkozói kört az 500e Ft-os alsó határ fogja elsősorban érinteni, de kis haszonkulccsal nagy forgalmat bonyolító vállalkozásokat keményen fogja érinteni a banki költség növekedése és így a vevőkre lesznek kénytelenek hárítani a megnövekedett banki költségeiket. A lassabb fizetési módok elterjedése miatt pedig (nem beszélve a vevők bankkártyás csalások miatti bizalmatlanságáról) a kereskedés sebessége is csökkenni fog átmenetileg, de előtérbe kerül majd az internetes és ezzel együtt a hazai forgalmazókkal szemben az import beszerzése. De térjünk vissza a változásokhoz.

Lízingelt autók.
Sokakat érint majd akik ellen átmenetileg végrehajtást foganasít az APEH mert a lízingelt autókat egyszerre fogja idő előtt bevonatni az APEH, mivel később erre esetleg nem lesz módja. Így azok akik esetleg a végső határidőig rendezni tudták volna a tartozásukat, most elvesztik az autó értékének a felét (árverés, de a rengeteg visszavett lízing autó miatt nincs vevőkör) és főleg hirtelen lejárttá válik a lízing hátralevő része némi plusz költséggel. Így most az amúgy védendő lízing cég érdekek rövidtávon jobban csorbulnak mintha nem változtatnak semmin. A lízingelők érdekeit persze nem védi semmi, ha a sok bedőlt lízing miatt most a lízing cég dől be akkor esetleg a cég által eddig fizetett autó is ugrik (ha nem vásárolja ki időben füles alapján egy összegben, már ha van miből).

Cégautó vagyonadó.
Az összes cégszerűen működő személygépkocsival rendelkező és néhány EVÁs (nem egyszemélyes) vállalkozásokat is érintheti a cégautó vagyon adó. A törvény a magán autókat ugyan kihagyta (valószínű országos sztrájk lett volna) és csak a céges kocsikat adóztatta meg, de a cég érdekében magántulajdonú autóhasználat esetében, ha arra költséget számolnak el akkor a magánautókat is megadóztatja. A lényeg a költség elszámolás módján van, mert ha kiküldetési rendelvénnyel számolnak el és az az alapján kifizetett  térítés az APEH normatívákat nem lépi túl akkor még sem kell. Ezért a korábban  megszűnésre ítélt útnyilvántartó szoftverek most vérátömlesztést kapnak és vagy beépítve vagy mellette megjelennek az eddig csak nagyobb rendszerekben használt kiküldetési rendelvény készítő szoftverek.
 

Számla kiállítás adó és valós teljesítési időpont(ok).
Már tavaly is logikusabb lett volna ha eleve egy úgynevezett "adóelszámolás időpontja" vagy rövid de közérthető (pongyola) kifejezéssel "áfa időpont" nevű teljesítési dátumot vezetnek be. Ez főleg folyamatos teljesítés estén számít, de a rész teljesítések és a gyűjtő számlák, valamint például utazások előre számlázása esetén is eltérhetnek a valós teljesítési dátumtól.
2009-től a valós teljesítési dátumot is fel kell tüntetni, elsősorban a folyamatos teljesítésű számlák esetében.

*   - csak a cégeseket (áfa elszámolásra jogosultakat) érinti és csak a befogadó oldalról

** - a cég könyvelője a megfelelő főkönyvi számok gyűjtőjéből meg tudja adni. Ne feledjük a pénz(tár)kezelési szabályzatban is módosítani és ahol van a dolgozói oktatás (aláírás) részévé tenni.

Ezúton is megköszönöm azokat a karácsonyi jó kívánságokat és köszönő leveleket, amit nekem küldtek. Ugyan így a visszajelzéseket is, amiben azt kérik hogy az elmaradozó bejegyzéseket folytassam. Bár egy szűk szakmai témában írogattam és igyekeztem nem személyeskedni, nem ellenségképpel operálni és ezzel a látogatottságot növelni, valamint az információim erősen kötődnek a munkahelyemhez és a példákat is onnan hozom úgy látszik vannak akiket mégis érdekel.

Remélem azok a kisvállalkozások akik egy-két fővel dolgoznak és csak a munkaszüneti napokon tudnak az ügyvitelükkel is foglalkozni, azért most a hosszabb ünnepi időszakban tudtak több időt szakítani a családjukra is, rossz gazdasági helyzet ide vagy oda.

Boncz Tibor
email cím: szamlazoprogram az 1ams.hu -nál

ui. : A következő bejegyzések a 2009-es új előírásokat tartalmazzák majd, elsősorban a számlázó programokhoz, valamint az évváltás körüli teendőkről.

Családias és legalább az ünnepnapokra hatóságoktól és problémáktól mentes napokat kívánok minden kedves ügyviteli szoftvert használni kénytelen olvasómnak. Kiemelten azoknak is akiknek ekkor is használniuk kell a számlázó programot (24 órás nyitva tartás tulajdonosokkal a pult mögött)

A szoftveresek azonban ekkor is dolgoznak hiszen a honatyák alig pár hete fogadták el a 2009-es jogszabályokat, így a jövő évi szoftver verziók tesztelése dokumentálása és az ügyfeleink 2008-as év zárása, 2009-es év nyitása miatt nekünk ekkor is dogoznunk kell.

Az évváltás közeledtével és a karácsonyi bevásárlás után a kisvállalkozók kénytelenek a 2009-es számlázó program és egyéb ügyviteli programjuk megújítására vagy éppen cseréjére.

Azoknak akik új szoftver után néznek összeállítottam egy rövidke "döntés előkészítő" anyagot karácsonyra, de hogy most ne ezzel foglalkozzanak, ezt csak 27.-re teszem ki.

 A legtöbb integrált ügyviteli szoftver tudja ezt a feladatot. Azaz ha egy munkalapot kiállítok és az számlázhatóvá válik egy gombnyomásra lehet létrehozni a számlát a munkalap adatai alapján. A mi gép szerviz programunk ezt a munkafelvételi laptól végig vezetett adatok alapján is tudja. Tehát amikor felveszem a hibabejelentést (javítási, karbantartási megrendelést) az átvételi munkalapon (hibabejelentő lapon) szereplő adatokat már automatikusan átadja a végzett munkákat tartalmazó munkalapnak, majd a kezelő kérésére létrehozza a munkalap adatai alapján a számlát. Ez csak egy megkezdett számla, annak adatait a kezelő szabadon módosíthatja. Például mert a hibabejelentés pontatlan volt, mert bizonyos tételek garanciális anyagok, amiket nem kell számlázni.

 Egy rövid bemutató hangalámondásos videót felraktunk a gépszervíz programról. Megtekintéséhez flash lejátszó szükséges és bekapcsolt hangszóró.

 Ennek természetesen az az alapja hogy a termék és szolgáltatás nyilvántartásban (régebbi fogalmakkal cikk törzs) szerepeljen minden szükséges alap adat.

Példaképpen: ha egy hőkamerás mérést végző cég a cikktörzsben a mérés mint szolgáltatás alapadatait is rögzíti (áfa kategória, SZJ szám, egység ár stb), akkor már a munkalaptól viszi magával ezeket az adatokat a rendszer. Persze fel lehet venni a megrendeléskor úgy is hogy csak szolgáltatást rendeltek - és körmodatokkal körbe írom, de gyorsabb ha már eleve kész adatokkal dolgozunk és csak kiegészítjük az előre nem rögzíthető információkkal (tétel és bizonylat megjegyzés rovatok is rendelkezésre állnak majd minden bizonylat formátumon). Természetsen a számlán a tétel egységára végül módosítható ha mégsem a hat listaár valamelyikén végezzük a munkát. Azonban ha már az elejétől pontosan rögzítve voltak az adatok akkor gyakorlatilag egy egy gombnyomásra elkészül a számla és már nyoimtatható is.

 Az APEH weblapján megjelent tájékoztatás az építési hatóság fogalmáról a fordított adózás alkalmazásához. Mindenkit érint aki számlát állít ki akár kézzel akár számlázó programmal.

http://www.apeh.hu/adoinfo/afa080101_hatalyos/epitesi_hatosag_ertelmezese.html