Számlázó program

Főleg előfizetéses rendszerekben, illetve folyamatos teljesítésű szolgáltatásoknál, ahol a teljesítés dátuma (áfa elszámolási, bevallási időszak) már 2009 július 1 vagy utáni ott már az új áfa kategóriákat kell alkalmazni, azaz a 18-os és a 25%-os áfa termékkörtől függően.

Hogyan tudom eldönteni, hogy melyik áfát alkalmazzam ?

A lényeg a teljesítési időpont (adóelszámolási időszak) alapján július 1 előtti vagy utáni. Ha utáni, hiába bocsátom ki júniusban, az csak a júliusra vonatkozó adóbevallásban fog szerepelni.
Ebből következik, hogy evás szolgáltatónak nem érdemes júniusban számláznia, jobban jár ha július 1 után bocsátja ki a számlát.

Mi van fordított esetben, azaz július 15.-ig kibocsátott júniusi teljesítésű számlával?

Mivel azt még a júniusi bevallásban fogják szerepeltetni, feltéve hogy a számlát befogadó igazoltan megkapta a 20.-ai bevallási határidő előtt, ott még a régi áfa szerint kell elszámolni a termékeket és szolgáltatásokat.

Áfa átállítása július 1-én, vagy lehet előbb is?
A fenti probléma  számlázó programok esetében azt jelenti, hogy júniusban a programok még általában automatikusan az aktuális (20%-os) áfát fogják felkínálni, így azt ezeken a számlákon át kell állítani. Természetesen azoknál a cégeknél ahol például mindig előre számlázás történik egy adott termékkörre, ők már június elején is átállíthatják az adott termékek áfa kategóriáját (a termék és szolgáltatás listában - azaz a cikktörzsben).
Például egy webszolgáltató a havi előfizetési díjat júniusban postázza, akkor az előfizetéses jellegű webes szolgáltatásokat már júniusban 25%-osra állíthatja át míg az egyszeri díjakat (pld domain bejegyzés) majd csak július 1.-én állatja be.
-----------------------
Ismételten felhívom a figyelmet, hogy az itt felvetett problémák csak figyelem felhívásra elégségesek, azt minden esetben egyeztessék le a cégünk paramétereit ismerő könyvelőjükkel, mert csak az számít amit szerinte le lehet könyvelni.

Evvel kapcsolatban megjelent bejegyzések:
Új áfa kategóriák beállítása (18% és 25%-os áfa) számlázó programokban. 20%-os áfás számla jóváírása, stornója vagy helyesbítése 2009 július 1, áfaváltozás után.
Áfa változás és a 2009 júliusában iktatott korábbi bejővő számlák.
Előlegbekérők esetén a teendők
Áfa változás és a bizományos illetve a szállítóra átadott készlet.
Áfa változás - termék árazás 2009.július 1.-én.

Elvben újdonságot nem tartalmaz, a már eddig is alkalmazandó adatfeltüntetési kötelezettségek egy részét emeli ki.

 A 18%-os áfa és az újra alkalmazandó 25%-os áfa bevezetése mellett nem árt azért ellenőrizni, hogy eddig helyesen lettek-e kitöltve a számlák.

Tehát a megjelent APEH tájékoztatók:
- A számla adattartalmára nézve további rendelkezéseket más törvény is megállapíthat
- A gépjárművek környezetvédelmi felülvizsgálatának áfa-rendszerbeli megítélése
- A lízingügylet meghiúsulása kapcsán felmerülő behajtási és egyéb költségek áfa-rendszerbeli megítélése – a 2008/71. számú Adózási kérdés kiegészítés
- Az áfalevonási jog gyakorlása, illetve az áfa-visszaigénylés megítélése az adószám felfüggesztésével összefüggésben

 1.) APEH tájékoztató - a számla adattartama

 A lényege röviden, hogy a számla adattartamát nem csak az áfa törvény, hanem számos más törvény is befolyásolja. Így a számviteli törvény, a jövedéki adó törvények és az itt éppen nem említett de ide vonatkozik például a pénzintézeti tevékenységre vonatkozó vagy éppen a nagyon sok céget érintő környezetvédelmi termékdíj feltüntetése.

 A tájékoztató kiemeli a 2009 január 1-től kötelező valós elszámolható teljesítési dátum feltüntetését, figyelemmel az előlegbekérőre történt befizetésekre, vagy az itt most nem nevesített folyamatos teljesítésekre. 

Számlázó programban az adatok megadása és feltüntetése.

A lehetséges megoldás, ahol a számla formátuma is lehetővé teszi az előírt dátumok feltüntetését. Például a PRECIZ számlázó programokban a 110-s formátum kiemelten kezeli (3 teljesítési dátum rovatot tartalmaz), de minden hagyományos számlán amin mód van szabad szöveges kiegészítésre ott mód van az adott tételre vonatkozó különböző teljesítési dátumok feltüntetésére.

A tájékoztató egyik lényeges része azonban a végén olvasható, miszerint a számla befogadó adóalany általános szabályok szerint fennálló áfalevonási jogát nem csorbítja, ha az áfatörvényben rögzített adattartalmon kívüli adatok hiányosak vagy hibásak.

2.) APEH tájékoztató : A gépjárművek környezetvédelmi felülvizsgálatának áfa-rendszerbeli megítélése

 Pontosan részletezi hogy ha egy szerviz saját jogon vagy éppen javítással egybekötve más nevében foglalkozik a vizsgáztatással akkor mire kell ügyelni. Áttételesen ez érinti az Autószerviz programokkal kiállított munkalap bizonylatokat is amennyiben azon bruttó árakat tüntetnek fel, vagy integrált rendszer esetében abból közvetlenül készül a számla.

3.) APEH tájékoztató: A lízingügylet meghiúsulása kapcsán felmerülő behajtási és egyéb költségek áfa-rendszerbeli megítélése – a 2008/71. számú Adózási kérdés kiegészítés

Ezek a költségtérítések kártérítésként áfa körön kívüli tételnek, áfa tárgyi hatályán kívüli pénzátadásnak tekintendők. A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 355. § (4) bekezdése szerint ugyanis a kártérítés része többek között az okozott kár okán a károsultnál esetlegesen felmerült minden költség megtérítése is; az ilyen költségeket is a kártérítés részeként kell megtérítenie a károkozónak, jelen esetben a korábbi lízingbe vevőnek.

4.) A negyedik APEH tájékoztató Az áfalevonási jog gyakorlása, illetve az áfa-visszaigénylés megítélése az adószám felfüggesztésével összefüggésben

 A lényeg egyszerűsítve hogy a felfüggesztés alatt keletkezett költségek áfa tartalma a havi bevallásban nem szerepeltethető, de ha a felfüggesztés megszűnik a következő bevallásban visszamenőlegesen mindet elszámolhatják. Azonban ha az adószám megszűnik akkor ez a jog is elvész. 

Hivatkozott törvények:
- áfa törvény 2007. évi CXXVII. törvény
- számviteli törvény 2000. évi C. törvény
- számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI.22.) PM. rendelet
- energiaadóról szóló 2009. évi LXXXVIII. törvény
- jövedéki adóról és a jövedéki termékek forgalmazásáról szóló 2003. évi CXXXVII törvény
- Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény (kártérítés)
 

20%-os áfás számla jóváírása, stornója vagy helyesbítése 2009 július 1, áfa változás után, azaz a javító bizonylat kiállításakor már 25%-os (vagy 18%-os egyes termékek esetében) van érvényben.

- stornó (sztornózó számla)
- helyesbítés (helyesbítő számla)
- jóváírás (jóváíró számla)
(miért van kétszer mert az egyik a törvényben nevesített számlát módosító bizonylat, a másik a hagyományos újabb számlán való korrekció)

A javító bizonylatokon nem tüntethetek fel más adó mértéket mint amit korábban felszámoltam

A problémát az jelenti, hogy ha a javítás a 15 napot (teljesítéstől számítva) meghaladja, vagy főleg a következő 20.-áig ügyfélhez (adó bevallási időpont) ellenjegyzett módon nem jut el, akkor a korábbi adóidőszakra vonatkoztatva már nem javíthatok. Tehát a javító bizonylat teljesítési dátuma a kiállítás időszakára vonatkozik áfa elszámolás tekintetében.
És ez az a pont ahol  mint programozó csak látom a problémát igazán jó választ nem tudok adni. A programjaink lehetővé teszik mind a két megoldást és a kezelő döntésén múlik mit alkalmaz. A szerintem helyes eljárás, hogy le minuszolom a régi áfával és a vevővel egyeztetett módon vagy én nyelem le az áfa növekményt, ekkor a nettót csökkentem de 25%-os áfával számolom el, vagy áfa alany és még nem rendezett összeg esetében a helyes nettót 25%-os áfával tüntetem fel.

Tehát ha nem akarok problémát akkor a szükséges javításokat minél előbb még a régi áfával elvégezhetem.

Itt említem meg bár nem ide tartozik, hogy több programban van számla ismétlés eljárás (gomb), ami egy korábbi számla adatai alapján állít ki számlát, oly módon hogy annak tételeit lemásolja egy új aktuális sorszámú, dátumú számlára majd felkínálja módosításra. Itt mindig ellenőrizzük le, hogy az eljárás az áfakategóriát automatikusan újrakalkulálta-e a cikktörzs alapján, illetve hogy ezen termékeket július 1 után nem áraztuk-e át. Régebben a mi programjaink is csak az "ész nélküli" másolásra voltak képesek, és csak az újabb verziók ellenőrzik, figyelmeztetnek és kínálják fel a lehetőséget a tételes váltásra.

Természetesen nem beszéltem a nulla áfával kiállított export számlákról (bele értve az EU adószámos nullás és az EU-n kívülre számlázott tételeket) ezeket közvetlen módon nem érinti az áfa változás. Ugyan így a fordított adózás alá tartozó számlák javítását sem érinti az áfa változás. Viszont érinti a belföldi deviza számlákat (kötelezően feltüntetendő adó összege Ft-ban), de az eljárás ebben az esetben a Ft számláktól lényegében nem tér el.

------------------

A 2009 július 1-ei áfaváltozással kapcsolatban megjelent bejegyzések:
Új áfa kategóriák beállítása (18% és 25%-os áfa) számlázó programokban.
Áfa változás és a 2009 júliusában iktatott korábbi bejővő számlák.
Előlegbekérők esetén a teendők
Áfa változás és a bizományos illetve a szállítóra átadott készlet.
Áfa változás - termék árazás 2009.július 1.-én.

-----------------------
Ismételten felhívom a figyelmet, hogy az itt felvetett problémák csak figyelem felhívásra elégségesek, azt minden esetben ha minket is érint egyeztessük le a cég könyvelőjével, mert csak az számít amit szerinte le lehet könyvelni.

  Máskor egy hónap alatt nincs annyi hiánypótlás kérés (elhagyott igazolások), az APEH vizsgálatok során kért szoftver licencre (jogszabályi megfelelőségre vonatkozó nyilatkozatra) mint most egy nap alatt. Négyezer ügyfél mellett nekünk folyamatosan kell a nyilvántartásunk alapján a vásárláskori törvényi előírásoknak megfelelésről "okiratot" kiállítani, de most vagy véletlenül jött össze ennyi vagy tömeges "ügyviteli" ellenőrzés zajlik.

Szoftver törvényi megfelelőségi nyilatkozat - azaz névre szóló licenclap.

  A törvény szerint a szoftver gyártójának nyilatkoznia kell róla, hogy a vevőnek átadott szoftver alkalmas a törvényi előírásoknak megfelelő számla bizonylat kiállítására, azaz megfelel a vonatkozó törvényi előírásoknak. Mivel a revizorok jó magyar szokás szerint nem egy egységes és nyilvános elvárás szerint dolgoznak, így mi a törvényben előírt a vevő nevére kiállított mint gyártó által aláírt  licenclapon kívül biztosítunk egy jogszabályi (törvények és PM rendelet, állásfoglalások) gyűjteményt is, annak ellenére hogy ezek nagy része a számlát kitöltő személyre vonatkoznak és csak kis része a számlázó programokra.

Meddig kell megőriznem?

  A mindenkori irattározási ideig, de minimum a cég adóügyi eljárásban való vizsgálhatóságáig. Ezen idő alatt, ha szó szerint vesszük, akkor be kell tudni mutatni a mentések alapján a program működését a program kezelésére képes adóellenőrnek.

Ha megszűnik a cégem, a programot tovább adhatom?

  Röviden nem, ha már használatba vettem*. Egyfelől a szoftver licenc névre szóló, másfelől az előzőekben ismertetett megőrzési kötelezettség alapján sem tovább adható.
Erre a hozzáadott licenc alapján ha jogom van sokszorosítani igen a válasz, de ritka azon cégek száma aki a teljes fejlesztési költséget fedezte és ezen jogokkal is rendelkezik, azaz legtöbbször csak az adott cégre vonatkozó használati engedélyt veszik meg és a több milliós fejlesztési költséget (szoftver teljes jogú tulajdonlása) nem szokták kifizetni.

Mit kér az APEH revizor?

  Alapvetően a gyártó által kiállított névre szóló licenclapot. De a törvény előírja és így ezt is kérhetik, bár nem szokták a program kezelését bemutató nyomtatott leírást, amelyből kiderül hogy eleget tesz a programokra vonatkozó előírásoknak. Itt most csak röviden leegyszerűsítve ezek a kihagyás mentes, a kezelő által nem módosítható bizonylati sorszám, a kötelező nyomtatott példányszám feltüntetés - ez nem egyenlő az eredeti szöveggel !!! - az előírt adatok feltüntetésére szolgáló szabadon kitölthető rovatok megléte. A vásárlás, vagy utolsó frissítést igazoló számla másolatát, vagy adott esetben az adott évre vonatkozó bérleti szerződést. Csak hallomásból tudjuk, hogy előfordult már a program használhatóságának könyvviteli ellenőrzése is (azaz nem árt dokumentálni az eszközök között és a futtatásához szükséges számítógépes környezet meglétét is)

  Mi már 20 éve adjuk a számlázó programjaink mellé a törvényi előírásoknak megfelelésről is nyilatkozó szoftver licenclapot, így ügyfeleinknek ez általában nem okoz gondot és persze aki elhagyta annak pótoljuk is.

  Nem árt ellenőrizni a szoftver beszállítóját, főleg ha egyedileg írt programot használ
valaki hogy ezek a papírok rendben legyenek mert egy esetleg eltűnő fejlesztő cég és elhagyott igazolás kellemetlen helyzetet teremthet.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

* Például boltban megvásárolt árú ami nem lett névreszolóan regisztrálva és nem kelrült használatra mint minden árú tovább értékesíthető. De a szoftver cég igazolást csak arról és csak annak a cégnek fog kiadni aki használatba vette.

Mint azt korábban jeleztem az áfa átállítása során (2009 július 1 után) a törzsadat lista a legtöbb rendszerben már az új áfa kategóriát tartalmazza egy bizonylaton a tétel adatainak felkínálásakor. Azonban, ha egy júliusban kézhez kapott, de júniusi teljesítésű (vagy kiállítású) számla akkor a korábbi áfa kategóriát tartalmazhatja. Tehát alap esetben azzal kell iktatni.

Ahol integrált könyvelés is van a számlázó rendszerhez ott értelemszerűen azért, ahol pedig a kereskedelmi rendszerben is pontos kiegyenlítetlen számla vezetés vagy egyéb okból bruttó érték nyilvántartású a készlet vezetése, ott a bejövő számla iktatásakor a felkínált új áfakategória helyett a régit kell beállítani. Ez a mi számlázó programjainknál a tételen a korábbi kód beállításával azonnal teljesül (a nettóból automatikusan újra kalkulálja a bruttó értéket, vagy ezután a bruttó egységárat beírva a nettót is akár) Így a számla iktatás során kapott bruttó végösszegnek meg kell egyeznie a pénzforgalmi kifizetéssel és persze helyben az iktatás ellenőrzéseként a számla bruttó végösszegével.

Csak számlázok (nincs könyvelés) és a készletet is csak nettó módon tartom nyilván, akkor iktathatom-e az új áfával?

Egyfelől igen, de ne feledkezzünk el hogy a legtöbb számla iktató program a bruttó fizetendő összeget is a tételek összesenje alapján határozza meg, tehát ha a pénzügyi nyilvántartás alapja is az iktatott számla akkor bár a kérdésben szereplő okok miatt mindegy lenne mégis javasolt a helyes számla értékkel (áfa kategóriával) iktatni. Már csak azért is, mert ha utólag valamilyen egyeztetés miatt vissza kell nézni ez is legyen egy eszköz az azonosításra, illetve az iktatás ellenőrzésre is jó mint az előbb jeleztem.

Ebből is látszik hogy miért kell új kóddal felvenni a 25%-os áfát és nem a 20%-os érték átírásával rögzíteni.

Régebbi rendszerekben ráadásul ahol maga a termék adatlapja tárolja az áfához és a kerekítésekkel kapcsolatos adatokat adott esetben egyenként  fel kell hozni és módosítani. A mi programjainkban ez már pár éve egy gombnyomásra megvalósítható, azaz a termék és szolgáltatás lista  leszűrésével egy gombnyomásra az összes éppen leszűrt (például áfa kategória szerint ->25%, vagy termék csoportra -> 18%-os) termék és szolgáltatás átállítható az új kategóriára.

  Ez évi helyzet sajátossága miatt júniusban megjelenő új verzió (amelyet a legtöbb, ezévi verzióval rendelkező ügyfelünk ingyenesen letölthet a részletes tanácsadással együtt - lásd majd ingyenes hírlevél) már tartalmaz egy sajátos bővítést az átáfázó gombra feljövő új ablakban a korábbi szűrés szerinti kategória átállítás kiegészül egy lehetőséggel, azoknak akik nem emelhetnek évközben bruttó árat mert olyan a tevékenységük, hogy kénytelenek lenyelni veszteségbe vagy mert marketing okokból az áremelést még nem akarják a kisker áraikban érvényesíteni.

Kapcsolódó bejegyzések:
Új áfa kategóriák beállítása (18% és 25%-os áfa) számlázó programokban.
Előlegbekérők esetén a teendők
Áfa változás és a bizományos illetve a szállítóra átadott készlet.
Áfa változás - termék árazás 2009.július 1.-én.

Figyelem, a magánszemélyekről tárolt adatokat csak bizonyos feltételek megléte esetén őrizhetőek meg.

  Bár az ügyviteli programok nagy része elsősorban üzleti partnerek adatait tárolja és azok adóügyi törvények alapján a mindenkori irattározási ideig, de minimum a cég adott időszakra vonatkozó adóügyi vizsgálhatóságáig megőrzendők, ezt ma még kevesen kezelik külön (elévülési határidő) főleg az egyéb célú címlistájuktól.

  Azonban ugyan ezek az adatok marketing célra is használhatóak. A reklám törvény alapján azonban az ilyen célú adatbázisból a magánszemély kérheti az adatainak törlését.

Elkülönült marketing adatbázis.

 Mindenkinek azt javasoljuk, hogy a marketing adatbázisát különítse el az ügyviteli célú partner adatbázisától.  Természetesen kapcsolat lehet, sőt kell legyen köztük, de főleg hírlevelet üzemeltetők esetében legyen lehetőség az adatok "törlésére".

 Az már érdekes probléma, hogy utólag hogyan bizonyíthatom, hogy korábban legálisan küldtem neki reklám célú levelet (figyelem a hírlevél küldési lehetőségre felajánlkozás is annak számít) Tehát a feliratkozást és a leiratkozást, vagy az adatok egyéb okból történt törlését (lásd lentebb) is dokumentálni kell a saját védelmünkben.

Az elkülönült adatbázis webes email alapú hírlevél kezelés alapján szerencsére elvben eleve külön van a számlázó program adatbázisától, itt a dokumentáltsággal szokott a gond lenni (rosszhiszemű spam feljelentés ellen).

Amiért a 2009.június 1 fontos határidő.

 Aki eddig az időpontig az új előírásoknak megfelelően (magán személy esetében névvel címmel*) nem erősíti meg azt az ő külön kérése nélkül is törölni kell.

 Figyelem szándékosan nem csak az e-mailekről beszéltem. Reklám célú postai levél esetén is kérheti a magán személy az adatai törlését, vagy a reklám célú levelek beszüntetését, ide értve az egyéb ma létező (pld fax) vagy jövőben megjelenő adathordozókat, célzott eszközöket is.

Vonatkozó előírások:
- spam törvény
- reklám törvény  - 2008. évi XLVIII. törvény
- adatbázis üzemeltetés - bejelentési kötelezettség

További kapcsolódó információk a Nemzeti Hírközlési Hatóság oldalain találhatóak.

* speciális esetben ennél több adatot is tárolni kell - pld születési hely időpont felnőtt tartalom esetében (az értelmét kérem ne kérdezzék, hiszen egy internetes - úgynevezett opt-in feliratkozás esetében ezt ellenőrizni nem áll módunkban)

Jellemző árváltoztatási módszerek áfa változáskor:
- marketing okokból előre megemelik az árat (pld néhány nagy áruháznál), így július 1.-én "nálunk nem változnak az árak - átvállaljuk a veszteséget"
- a nettó ár marad és az áfával változik a bruttó ár (tipikusan a cégeknek értékesítő, tehát valójában nettó módon számoló értékesítésnél)
- bruttó ár marad nettó csökken (saját árrésünk terhére tényleg átvállaljuk az áfa változás terheit, mert vevőinket elvesztenénk)

Ehhez jönnek a járulékos teendők:
- marketing célú kerekítések (pld 999,- ami persze legtöbbször törvénytelen számlákat eredményez nettó+áfa soha nem lehet bizonyos áfa százalék mellett
a feltüntetett - általában két tizedes - egységár mellett ekkora bruttó ár)
- leltározás (bizonyos készlet értékelési és bizományos elszámolások esetén feltétlenül szükséges)
- árfeltüntetés a kitett termékek esetében
- árjegyzékek eljuttatása potenciális vevőinkhez
- hirdetések cseréje (pld a weblapon látható árak)
 

Emeljünk árat előre, így 2009 július 1.-én "mi nem fogunk árat emelni".

  A heti bevásárlásnál néhány termék az egyik multi áruházában furcsa mód drágább volt mint egy héttel korábban. Nem túl nagy a ma már naponta változó árak miatt talán észre sem venné az ember ha nem sok termék és egyszerre lett volna drágább (na meg ha nem csak a heti rutint vettük volna). Mivel május vége van, szinte előre látható, hogy ez az áruház a következő hónap végén (június) kibocsátott reklám anyagaiban majd azt fogja sugalni, ők átvállalják az áfa változás okozta áremelkedést és nem emelik az árat. Nos ez is egy módszer. Egy bő hónapig az extra áremelés még plusz bevételt is hoz (volt olyan napi fogyasztási cikk ami 30%-kal volt drágább mint a korábbi hetekben megszoktam - de ezt vegyük úgy hogy korábban biztos tartósan akciózva volt).
  Persze ez nem követendő, követhető módszer, ha csak nem elég nagy a vásárló tömeg és annak észlelési tehetetlensége. Mert az árak jó részével pld egy ásványvizes palack esetében csak a pénztárnál szembesülnek hogy mennyibe is kerül. Nem mondom, hogy törvénysértés történ, de egy raklapra kirakott terméknél ki keresi meg az 5-10 méterre lévő polcon kitett árat minden alkalommal (ha egyáltalán ott kint volt egy üvegre vagy literre vetítve)

  Természetesen aki ilyen marketinget alkalmaz az is kénytelen átárazni július 1.-én a termékeit, csak oly módon hogy a bruttó ár marad és a nettó csökken.

Áfához igazodó "áremelés".

  A cégek számára valójában nem történik áremelés (a nettó egységárak elvben nem kell hogy változzanak), annak ellenére hogy a nem költség elszámolással könyvelő cégek és magánszemélyek esetében valójában mégis drágul a beszerzés. A legtöbb számlázó program nettó egységárat tárol a cikk törzsben (termék és szolgáltatás nyilvántartás), valamint egy  ehhez kapcsolódó áfakategória kódot (még csak nem is százalékot, mert azonos százalékon belül is lehetnek eltérő jellemzők, eltérő elszámolási módok)
Ebből kiindulva a legtöbb számlázó program esetében ilyenkor elég a 20%-os áfakategóriában lévő termékeket (szűrés beállítás) átállítani az új 25%-os áfa kategóriára (figyelemmel hogy lehet köztük 18%-os is). Ez az elmúlt évtized változásai miatt ma már szinte minden ügyviteli programban "egy gombnyomás"-ra megy, azaz nem kell termékenként az adatlapon átállítani. Lásd lejebb a korábbi bejegyzésemet.

  Ennek ellenére a bruttó módon gondolkodó kereskedők a kerekítési és marketing elveik szerint hozzá nyúlhatnak az árakhoz.
  Ugyan így a hozzánk hasonló a napi élelmiszereknél nagyobb értékű termékeket forgalmazó cégek például a készpénz forgalom optimalizálása miatt szintén árat kénytelenek változtatni (pld 100,- Ft-os nagyságrendre kerekítés), így a mi ügyviteli szoftvereink árai is kiigazításra kerülnek 2009.július 1-gyel.
  Bár nem emelünk árat és mivel vevőink kizárólag kisvállalkozások, így őket ez nem igazán érinti, de a kb 10% EVA-s ügyfelünk számára ez 5% áremelkedést jelent. Mivel azonban a hasonló termékek között a mienk ár-teljesítmény aránya még így is jobb a hasonló múlttal (20 éve kedvező árú, bolti forgalmazású, alacsony üzemeltetési költségű - nincs éves díj -  kisvállalkozói szoftvereket fejlesztünk) rendelkező cégekhez képest így mi nem igazán változtatunk az árainkon (ugyan így tettünk korábban is, így akkor csökkentek a bruttó áraink - jellemző módon a PRECIZ SZÁMLÁZÁS nevű devizaszámlázásra is alkalmas programunk ára 15 évvel ez előtt is 12 000,- Ft + áfa volt (igaz akkor ez az összeg kicsit többet ért mi ma, tehát az évek folyamán azzal hogy tartottuk az árat jelentősen csökkentettük valójában, nem beszélve a megújjult sokkal többet tudó programról)

Példa amikor a bruttó ár marad.

  Az előzőek ellenére pont az EVA-s ügyfeleinkre tekintettel a legkisebb kizárólag belföldi  Ftszámla kibocsátásra készült programunk nettó ára csökkenni fog, azaz a bruttó ára nem változik. Ami most 7900,- + áfa, azaz bruttó 9480,-Ft az 9875,-Ft lenne, de hogy ne emeljünk nekik bruttó árat 7584,-Ft+áfa lesz, azaz marad a korábbi áfa változásnál beállított 9480,-Ft.

Árváltozás és az árfeltüntetési kötelezettség.

Figyeljünk oda hogy a megváltozott árakat a termékeken, a polcokon az árjegyzékekben (különös tekintettel a ma már szinte mindenkit érintő internetes árfeltüntetésekkel)  vezessük át kedd délután záráskor, vagy legkésőbb nyitás előtt. Az internetes árat mindenképpen éjféli időzítéssel, ha "24 órás"  webáruházat üzemeltetünk.

 Kapcsolódó bejegyzések:

A félévkor (2009 július 1) megváltozó áfa (20% helyett 18%-os és 25%-os) most hétköznapra esik. Ez önmagában nem túl nagy probléma, legfeljebb a nagyobb bruttó módon elszámolt bizományos készlettel rendelkezőknek, mert ha nem akarnak bukni a készlet érték változáson, akkor nem elég a számítógépes nyilvántartás, hanem praktikus a leltárt is elvégezni (a selejt, a lopás és adminisztrációs hibák bizományos szerződéstől függően a legtöbbször a bizományba vevőt terhelik)

  A legegyszerűbb, ha leltároznak és elszámolnak június 30 kedden, napközben. Ha a bizományos értékesítésről a számla aznapi kiállítású (email vagy fax a bizományba adónak), akkor a könyvelőknek is egyszerűbb dolguk van, hiszen mind a kiállítás mind a teljesítés még a bizományos kiszállítás és értékestés alapján is a korábbi áfával történik.
A számlázó program pedig július 1.-én már átállítható az új áfa kategóriára, nem kell oda figyelni a megszaporodott áfára.

Júniusi teljesítés júliusban számlázva.

Amennyiben utólag számlázzák a júniusi teljesítést már júliusban, akkor javasolt a cég könyvelőjével tisztázni a feltüntetendő áfát. Itt a kiállítás időpontja pld 15.-e előtt vagy  később illetve a teljesítés dátuma miatt lehet korábbi az áfa. Én nem vagyok könyvelő, mint programozó csak a technikai megvalósításban tudok segíteni, de véleményem szerint a kiállítás dátuma alapján kell az áfa százalékát figyelembe venni, ennek ellentmond, hogy ha áfa bevallási időszakon belül kapom meg a korábbi teljesítésű számlát azt még arra az időszakra kell bevallanom, azaz hiába állítom ki júliusban a júniusi értékesítést még csak a régi áfával tudom bevallani - rovat sincs az újhoz.

Bruttó módon (ráírt ár alapján) nyilvántartott készlet.

Bruttó módú nyilvántartás alapvetően nem jellemző, de néhány kiskereskedelmi egységnél a "ráírt" ár alapján van a készlet elszámolás. Ez azt jelenti hogy az áfa változás a termékkörtől függően vagy ár emelést (kivéve 18%-ba kerülök) vagy azonos bruttó eladási árak mellett nettó ár csökkentést jelent.

  Utóbbi esetben a bruttó módon elszámolt bizományos készlettel elvben semmi teendő, bár a bizományba adó haszna és ha bruttó százalékában van a bizományba vevő maradó árrésének is a nettó haszna arányosan csökken.

Végül egy apró jó tanács bizományba vevőknek. Akik bruttó módon számolnak el és a bizományba vevő az áfa változással arányosan megemeli az árat ott sem érdemes a még el nem adott készletet saját készletre átvenni, mert ha csak nem evás (áruértékesítésnél nem jellemző) akkor az értékesítési árnövekmény neki nem hozna hasznot.

Nettó eladási ár csökkenés (bruttó ár marad).

Több ponton a bruttó módról beszéltem, de hasonló hatása van ha a bizományba adó az áfa emelés egy részét átvállalja, azaz az áfa változással egy időben változnak a nettó árak is. Ekkor is érdemes végig gondolnia mind a bizományba adónak - neki az aznapi leltár emiatt fontos, mert ha júliusi eladásként adja át az árut akkor már kevesebbet keres rajta - mind a bizományba vevőnek ugyan ezen okból nyereséget hozhat a még el nem számolt eladás.

Bizományba adók, előre árazás.
A bizományba adók kénytelen előre árazni amennyiben nem csak az áfa kategória változik vagy bruttó áras elszámolásban vannak. Ez kisebb rendszereknél okoz gondot, hiszen ha nem szállítólevél alapján készül a régebbi áras számla, akkor egyszerre lesz szükség mind az új mind a régi árakra.
Természetesen a bizományba vevőnek illik megküldeni mielőbb a várható árpolitikát és egyedi árazás esetén legkésőbb hétfőn a javasolt kisker árat, hogy a keddi leltár során egyből megtörténhessen az átárazás, vagy átcimkézés.

Kapcsolódó bejegyzések:
Új áfa kategóriák beállítása (18% és 25%-os áfa) számlázó programokban.
Áfa változás és a 2009 júliusában iktatott korábbi bejővő számlák.
Előlegbekérők esetén a teendők
Áfa változás - termék árazás 2009.július 1.-én.
 

  Egyik ügyfelünk érdeklődött (négyezer ügyfélből minden hónapra jut ma már egy akit megkárósítottak)

"Mi a teendő ha ellopták a számlázó programot tartalmazó számítógépet?"

  Mint azt lassan egy éve már írtam egy mentés nem mentés, főleg ha az csak a számítógéppel egy helyen található.

  Tehát ha volt előző napi mentésem akkor szinte semmi "extra" teendőm nincs mint egy másik számítógépen a mentést helyreállítani és már dolgozhatok is tovább.
Éppen elég a rendőrségi eljárás okozta idő kiesés. 
 A program újra használata szoftver fejlesztőtől függ, ez a mi esetünkben nagyon egyszerű, mert a számlázó programjainknak nincs eszközfüggősége, másik gépen a mentésből (teljes mentés) azonnal visszaállítható az egész rendszer (nem ír a registrybe vagy más Windows rendszer részbe, így még csak újra sem kell telepíteni (!). Tehát akár hétvégén munkaidőn kívül is azonnal folytatható a munka ebből a szempontból külső szakember igénybevétele nélkül.

Az ellopott géppel számlát bocsáthat ki. Jelentsem az APEH-nak?

Nos nem jogi szempontból én azt mondom hogy felesleges, sőt magammal szúrok ki, ha ilyent teszek. Közvetlen törvényi előírás erre nincs. Ha önvédelmi okokból tenném, akkor csak azt érem el, hogy minden legálisan kibocsátott számlámat is firtatni lehet. Néhány speciális esetben (eszköz függő egyedi engedélyes szoftver - ilyenek főleg jövedéki részen egyedi szigorított VPOP-s nyilvántartás alá eső rendszerekben van) azonban ez elkerülhetetlen, sajnos itt a rendszer újbóli elindítása az újabb eljárást vonhat maga után.

A megoldás a korábban használt "számla tömb" lezárása (jegyzőkönyvvel is), azaz más sorszám tartomány vagy tömb azonosító használata ez után. Ez egyben önvédelmi reakció is egy esetlegesen a nevünkben később kiállított számlával szemben.

Végül röviden
mire figyeljünk mielőtt még ilyesmi bekövetkezne:

- legyen napi mentés - amit haza viszünk (újra írható CD/DVD)
- jelszavas beléptetés a programba és a Windowsba is

mire figyeljünk ha már ilyesmi bekövetkezett:
- jegyzőkönyv
- sorszám ellenőrzés, beállítás, vagy csere
- mentés visszatöltés
A sorszám beállítás ha volt mentés, ha jelszavazott volt a gép és ha nem akarok később az APEH revizornak a sorszám csere kapcsán magyarázkodni, akkor természetesen az utolsó kinyomtatott másolat alapján ellenőrzöm a mentés visszatöltés egyezőségét - tényleg az utolsó állapot van-e a mentésben és folytatható a sorszám a törvényi előírások szerint.

 Itt most nem foglalkoztam az archiválási kötelezettséggel (mentés hiánya ilyenkor súlyosabb következményekkel is járhat!), vagy az egyéb ügyviteli progrmokkal, így a készletvezetés (ilyenkor elengedhetetlen a leltár), az útnyilvántartás, vagy kiküldetési rendelvény vezetéséről, de az eljárás gyakorlatilag hasonló a számlázáshoz. Hasonlóan fontos a mentés, ha egyéb nyilvántartási kötelezettségünk is volt pld állatorvosi nyilvántartások (kezelt állatok, gyógyszer nyilvántartás stb)

  Mint ismeretes 2009.július 1-gyel a 20%-os áfa megváltozik (18 és 25%-os áfa kategóriákra). Ez egyben a termékek elszámolását is érinti, aminek egy különleges esete az előleg bekérő vagy szerződés alapján fizetett díj (előleg rész teljesítés stb).

  Javasoljuk ha még nincs rajta, hogy  az ezután kiadott előlegbekérő levelek (pld előfizetői rendszerek esetén) vagy más hosszútávú pénzbekérő esetén tartalmazzanak kitételt az áfa változására az itt leírtak figyelembevételével.

  Tipikus probléma a bruttó módon árazott termékek (alapvetően magán felhasználás esetén), ahol a vevő egy rányomott vagy meghirdetett bruttó árat lát. Bár ilyenkor elsősorban az újságok könyvek jutnak eszünkbe, őket ez most (legalábbis július 1-gyel eddigi információink szerint) nem érinti, de az internet előfizetések, telefon, webtárhely stb reklámok ha az magánszemélynek szólnak,ezek leggyakrabban bruttó árasak. Ez a kisebb probléma, mivel ez egy új határidős hirdetéssel lekezelhető.

  A nagyobb "gond" ügyviteli szempontból a kiadott előlegbekérőre beérkező pénz időpontja. Ugyanis az előlegszámlát csak ezzel az időponttal ( július 1 után ) lehet kiállítani (teljesítés dátuma), ekkor azonban már az új áfa van érvényben. Ekkor megállapodás kérdése, hogy mi történik.

Előlegszámla kiállítása július 1 után.
 A legtöbb esetben semmi extra, kiállítjuk a számlát az új áfával (azaz kevesebb nettó kerül majd jóváírásra a végszámlában). A gond akkor van ha ez részletfizetés utolsó részlete vagy éppen egy 100% előlegű elszámolás része. Nos a törvényesség határát súroló, de kevesebb problémát okozó részét én hagy ne tárgyaljam (1.-én még tudok normál vagy végszámlát kiállítani 30.-ai keltezéssel, ha még nem történt számlázás 1.-én - bankterminál nagy előny.) A helyes eljárás a június folyamán történő kiegészítés, ha korábbi szerződés, vagy előleg bekérőről van szó, új esetében meg eleve feltüntetni az elszámolás módját, ha az utalás június 29.-éig nem került elindításra vagy június 26.-áig - péntek - mert egyes bankoknál "furcsa mód" két napig tart az éjszakai zsírón való átkönyvelés, vagy bank zárlat stb indok miatt jobb a békesség.
Tehát a helyes eljárás ha a megállapodás kitér az áfa változás következményeire. Ez állami projektek esetében is érdekes lehet ahol esetleg "bruttó keretek" állnak rendelkezésre.
Kevésbé fontos döntési szempont, de esetleg érzékeny lehet hogy ebben az esetben az áfa elszámolás értelem szerűen még a június hóban esedékes (tervezésnél figyelembe venni, ahol az első féléves vagy  második negyedéves teljesítmény számít)

Végszámla kiállítása.
Ne feledkezzünk meg majd a korábban (július 1 előtt) fizetett 20%-os áfát tartalmazó előleg helyes feltüntetéséről a még 25%-os időszakban kiállított végszámlán is. Ez a mi  számlázó programjainknál automatikus, de ekkor is egyeztessenek a könyvelőjükkel, mert itt számos (szerintem részben téves) jogértelmezés van és a könyvelő feladata megvédeni a könyvelés helyességét egy esetleges adóellenőrzés esetén. Csak röviden a problémát a végszámla abnormális áfa tartalma és a bevallások egyenes ági ellenőrzése okozza.
Érdekes esete a bevallásnak amikor emiatt az áfából számolják vissza a helyes "bevallási" nettót, ami emiatt a tényleges nettó árbevétellel nem egyezik meg.

 Természetesen a korábban kiállított számla alapján történő utalás esetében, azaz nem előlegbekérő levél alapján utalás is megoldás bizonyos esetekben (ha amúgy 100% előleg lenne vagy részletfizetéses megállapodás), hiszen akkor mindegy mikor fizet. Ennek természetesen hátránya, hogy a számlát kibocsátó az áfát akkor is köteles befizetni (elszámolni), ha a számlát nem egyenlítik ki.

Kapcsolódó bejegyzések:

2009 július 1.-ei áfa változás és a végszámla korábbi előleggel vagy rész teljesítéssel.

Új áfa kategóriák beállítása (18% és 25%-os áfa) számlázó programokban.
Áfa változás és a 2009 júliusában iktatott korábbi bejővő számlák.
Áfa változás és a bizományos illetve a szállítóra átadott készlet.
Áfa változás - termék árazás 2009.július 1.-én.